Aplikacje, jakie udostępnia nam Google w ramach swojego dysku w chmurze to jedne z moich ulubionych narzędzi do pracy. Dokumenty Google, Arkusze Google, Formularze Google, itd. są świetna alternatywą dla wszystkich tych, którzy potrzebują niezawodnych edytorów tekstów czy arkuszy kalkulacyjnych. Dziś chciałbym wziąć pod lupę Dokumenty i niektóre z ich podstawowych funkcji, o których większość ludzi (z nieznanych mi powodów) nie wie i tym samy, nie używa. A mogliby, bo mogą być bardzo pomocne w codziennej pracy. Ten materiał będzie dla Was szczególnie wartościowy, jeśli zdarza Wam się pracować nad jednym dokumentem wraz z innymi osobami.

Konspekt zamiast Spisu treści / Indexu

Na początku chciałbym przybliżyć Wam “Konspekt”. Jego główne założenie, to ułatwienie nawigacji w dokumencie (szczególnie, gdy pracujesz na rozbudowanych i złożonych tekstach). Tworzy się automatycznie na podstawie struktury Twojego dokumentu, czyli tytułów i nagłówków.

Jest takim trochę spisem treści, ale różnica tkwi w dość istotnych szczegółach. Spis treści jest statyczny, tj. znajduje się na początku lub końcu dokumentu i żeby za jego pomocą nawigować, należy zawsze do niego wracać. Konspekt wędruje razem z tworzącymi się treściami, “przyczepiony” do lewej części ekranu. Po drugie, spis treści wymaga ręcznej aktualizacji o nowe treści, a konspekt…aktualizuje się samoczynnie. Przez te dwa elementy jest dla mnie wyższą “formą życia”. Dziś nie wyobrażam sobie tworzenia jakiegokolwiek Docsa bez Konspektu.

Żeby wywołać Konspekt w swoim Docsie wybierasz Narzędzia > Konspekt dokumentu lub (jeśli tak jak u mnie, z jakiś powodów ta funkcja zniknie) wystarczy użyć skrótu klawiszowego CTRL+CMD+A+H.

Linkowanie do nagłówków

Załóżmy, że chcesz pokazać konkretny fragment swojego dokumentu współpracownikowi. Możesz zrobić dwie rzeczy:

1. Mniej zwinna – przesłać mu link do całości i napisać, że chodzi o podrozdział “Linkowanie do nagłówków” (pół biedy, jeśli używasz Konspektu, wtedy człowiek po prostu sobie “kliknie” na właściwym nagłówku)
2. Optymalna – wyślij swemu współpracownikowi bezpośrednio link do tego paragrafu. Jak  to zrobić?

Zwróć uwagę, że mój dokument ma pewien określony adres URL w przeglądarce.

A teraz zobacz, jak ten adres zmieni się jeśli ustawię kursor myszki na nagłówku “Linkowanie do nagłówków”:

Do sluga doszła fraza “heading” (nagłówek) oraz jego “współrzędne” w dokumencie. Dzięki temu, klikając bezpośrednio w adres:

Przeniosę się po otwarciu nowego okna w przeglądarce bezpośrednio do sekcji “Linkowania do nagłówków”. Bardzo wygodna opcja, gdy chcecie wskazać konkretną część swojego dokumentu współpracownikowi.

Tryb Sugestii – najważniejsza rzecz w grupowej edycji dokumentu

Kwintesencją Dokumentów Google jest praca kilku osób nad jedną i tą samą treścią.  Żeby to miało jakikolwiek sens, to należy wykorzystać ku temu Tryb Sugestii.

Dzięki niemu, każdy kto będzie edytować Twój dokument w rzeczywistości zostawi sugestię, którą zaakceptujesz, zmienisz lub odrzucisz. Jest to bardzo przydatna funkcja, jeśli chcemy zachować integralność naszego tekstu i zaczerpnąć tylko opinii pozostałych członków zespołu.

Każda pozostawiona w dokumencie sugestia zostanie w czytelny sposób oznaczona na inny kolor. Dotyczy  to zarówno nowych treści dodanych przez innych, jak i usuniętych fragmentów tekstu – te zostaną wyraźnie przekreślone i jeśli autor “skreśleń” będzie chciał wyjaśnić dlaczego, to zrobi, może zostawić swój feedback w treści komentarza.

Może się też zdarzyć, że dokument będzie pełen różnych sugestii od wielu ludzi, którzy razem z nami nad nim pracowali. Z doświadczenia wiem, że w pewnym momencie przestaje się chcieć zapoznawać z każdą z nich i zaczyna się ”klikanie” zatwierdzeń (lub odrzuceń). Żeby ułatwić sobie ten proces warto skorzystać z opcji “Sprawdź sugerowane zmiany” (Narzędzia > Sprawdź sugerowane zmiany”, która to pozwala masowo zatwierdzać/odrzucać sugestie oraz porządkuje ich przeglądanie.

Po co jest Tryb sugestii?

• żeby konkretnie wskazać fragmenty w tekście, które według nas są do poprawy i od razu zaproponować swoją wersję
• wiedzieć, co zostało poprawione i dlaczego
• skonfrontować swój punkt widzenia ze zdaniem innych, jednocześnie zachowując oryginalny wydźwięk tekstu

Historia zmian

Czasami jest tak, że pracujemy nad jakimś dokumentem na tyle długo, że w pewnym momencie zmienia on swoją formę lub wydźwięk. I nie byłoby problemu, gdybyśmy czasami nie stwierdzali, że to był błąd i warto byłoby przywrócić wersję sprzed tej zmiany. Może się też zdarzyć znacznie gorszy scenariusz! Wyobraź sobie, że razem z Tobą nad dokumentem pracuje ktoś jeszcze…i ta druga osoba nie używa Trybu Sugestii, tylko nanosi swoje zmiany poprzez zwykłą edycję. I co wtedy?

Ano w takiej sytuacji wystarczy sięgnąć okiem do Historii zmian, gdzie w przejrzysty sposób możemy prześledzić całą drogę, jaką przeszedł nasz dokument od swojego powstania, aż do chwili obecnej.

Tę opcję wywołasz poprzez wybór opcji z górnego menu: Plik > Historia zmian.

Przypisanie komentarzy do współpracowników

Co firma i co drużyna, to inny styl pracy. Jedno jest jednak pewne: jeśli nad dokumentem pracuje więcej niż dwie osoby, to warto jasno zaznaczać, który fragment wymaga reakcji konkretnej osoby. Najprościej określić to poprzez przypisanie komentarza do zainteresowanego.

Wystarczy, że w polu wpisywania treści komentarza zaczniecie wpisywanie od znaku “+”, a następenie podacie maila osoby, do której kierujecie komentarz.

O, właśnie tak.

Dodatkowo ta osoba, po kilku chwilach otrzyma powiadomienie, że ktoś w dokumencie odniósł się bezpośrednio do niej.

Bardziej zaawansowaną wersją tego mechanizmu jest jednoczesne stworzenie z komentarza zadania do wykonania dla danej osoby. Samo działanie jest na początku takie samo, jedynie przed zatwierdzeniem należy nacisnać checkbox “Przypisz do użytkownika”.

Po zalogowaniu się do dokumentu, przypisany użytkownik szybko rozpozna, które treści są przypisane do niego jako zadania do wykonania i jak tylko je zrealizuje, będzie mógł odhaczyć je.

Podobnie jak w oznaczeniu za pomocą komentarza, tak w przypadku przypisania na naszą skrzynkę mailową przywędruje wiadomość informująca o tym, że ktoś przydzielił nam zadanie do wykonania w ramach dokumentu.

Powyższe rozwiązanie to najlepszy (jaki znam) sposób na to, żeby nie dopuścić do rozmycia się odpowiedzialności ludzi pracujących na danym dokumencie. W konkretny i przejrzysty sposób pozwala nam określić, kto jest odpowiedzialny za dany fragment tekstu. Bardzo przydatna opcja, która usprawnia pracę nad treścią. POLECAM.

Jak jest WSTĘPNIAK, to i zakończenie

Z Google Docs jest jak z każdą porządną aplikacją. Jest easy to learn, ale hard to master. Mam nadzieję, że ten krótki wpis będzie dla Was pomocny i sprawi, że korzystanie z Dokumentów stanie się efektywniejsze oraz użyteczniejsze. W przypadku pytań, wiecie co robić :). Do następnego razu!