Prework, czyli przygotowanie się Najlepiej do spotkania. Ludzkość od zarania zastanawia się, jak optymalizować spotkania projektowe i briefingi w firmach. No, może nie myślimy o tym aż tak długo, ale to co jest zmorą wielu firm to przeprowadzanie tego typu aktywności w sposób nieefektywny. Mam na myśli sytuację, w której:
1️⃣ W spotkaniu bierze udział znacząca (z punktu widzenia danej organizacji) liczba ludzi, którzy w ten sposób… generują koszt. Wynika to z tego, że w tym czasie rzadko kiedy wytwarza się cokolwiek namacalnego (na czym firma mogłaby 1:1 zarobić), a ludziom nadal należy za ten czas zapłacić.
2️⃣ Jeśli w firmie mamy ogólnie (za) dużo spotkań, to rodzi to pośród naszych ludzi poczucie frustracji, że nie robią nic innego (czyt. produktywnego), tylko łączą się z jednego ZOOMA/Google Meeta/SKYPE’a na kolejnego. Lub zmieniają sale konferencyjne.
3️⃣ Nie kończymy spotkań przed czasem, tylko albo o czasie (bo np. ktoś musi przełączyć się na inny „meeting” lub zajmujemy zarezerwowaną salę), albo co gorsza (i częstszy jest to scenariusz) po czasie.
A przede wszystkim najważniejsza rzecz, która wiąże się z nieproduktywnymi spotkaniami: wychodzimy bez konkretów i planu dalszego działania.
Co w tej sytuacji możemy zrobić? Prework, czyli przygotować się do spotkania jeszcze zanim do niego dojdzie. Ostatnio zacząłem tak robić i zauważam bardzo pozytywne tego skutki.
Co składa się na taki prework? 🧩
🧩PIERWSZY KROK: Przygotuj dokumentu, w którym znajdują się wszystkie najważniejsze tematy do omówienia wraz z ich…omówieniem. To znaczy, że nie jest to tylko kilku punktowa agenda, ale cała struktura spotkania. Clou jest takie, żeby przygotować to w takiej formie, że nawet jak kogoś nie będzie na spotkaniu, to po przeczytaniu zawartości zrozumie, czego ono dotyczyło i co jest do zrobienia.
To np. pozwala przeprowadzać briefingi, gdy np. nie ma pełnego składu ludzi, których obecność „teoretycznie” byłaby wymagana.
Jeśli zaczynasz pisać taki dokument to miej z tyłu głowy jedną, kardynalną myśl: przygotuj go w taki sposób, że nawet jak wrócicie do niego za tydzień czy miesiąc, to nadal będziecie rozumieć zawarty w nim kontekst.
🧩🧩DRUGI KROK: Udostępnij dokument uczestnikom przed spotkaniem. Zaznacz, że celem jest rozwiać tylko ewentualne wątpliwości i doprecyzować zasadnicze kwestie, zamiast omawiać dany temat od początku.
To pozwoli stunelować spotkanie do sesji QnA – zadawania konkretnych pytań. W idealnym świecie ludzie zadają je jeszcze przed spotkaniem, np. zostawiając komentarze w dokumencie/strukturze.
Działając w ten sposób odpada omawianie tematów na spotkaniu, gdzie najpierw ktoś daje kontekst i ludzie muszą się do niego odnieść tu i teraz. Podejście to pozwala tym, którzy potrzebują sobie temat przemyśleć, zrobić to przed spotkaniem i przyjść z gotowymi wnioskami, wątpliwościami czy konkretnymi tematami do zrobienia w ramach Waszego działania.
💎 W czym pomaga prework:
- Ludzie doskonale wiedzą, co będzie na spotkaniu (zakładamy, że się trzymamy tego, co wypracowaliśmy w prework, choć nie jest to oczywiste).
- Jest szansa, że spotkanie będzie dużo efektywniejsze, ponieważ ludzie czytając preworkowy dokument jednocześnie się do niego przygotowują. Wspaniale byłoby, gdyby przychodzili też z gotowymi pytaniami lub zadawali je jeszcze na etapie prework.
- Przeprowadzając sesję QnA, zamiast skupiać się na opowiadaniu x osobom, co jest do zrobienia, zaoszczędzacie czas i rozmawiacie o konkretnych wątpliwościach, obiekcjach lub pomysłach Zespołu.
- W optymalizacji czasu trwania spotkań. Jest mniejsza tendencja wśród ludzi do ich przedłużania, a większa efektywność w zrozumieniu tego, co jest do zrobienia i dlaczego.
- Pozwala część tematów „omówić” asynchronicznie.
✂️Jakie są minusy:
- Organizator (lub wskazana osoba) poświęca czas na przygotowanie dokumentu preworkowego. To wymaga oderwania się od bieżączki, na rzecz długofalowych korzyści. Czasami bywa to trudne w biznesowej rzeczywistości, ale nie niemożliwe.
- Należy posiąść umiejętności przelewania myśli na papier w zrozumiały sposób nie tylko dla piszącego, czyli jeśli nie masz tego wyuczonego – czeka Cię praca nad pozyskaniem nowej umiejętności.
- Uczestnicy spotkania muszą się też przygotować – zapoznać z dokumentem i zadać pytania, na które potrzebują odpowiedzi. To też wymaga pracy od nich. To nie oznacza, że po takim spotkaniu już nie można mieć wątpliwości, ale warto te największe przemyśleć wcześniej po prostu.
- Cytując klasyka: „” Dokument musi być „przyswajalny” dla innych lub ludzie muszą wiedzieć, jak go czytać żeby zrozumieć. Wymaga to pewnego treningu, a może czasami po prostu napisania większej ilości treści, niż w przypadku klasycznej/hasłowej agendy. Shared documents aren’t shared understanding.
- Ale… jeśli przesadzisz z tekstem, zapomnisz o tym jak ludzie czytają (a w zasadzie skanują) istnieje ryzyko, że Ty się napracujesz, a oni i tak nie przygotują się do spotkania. W tej sytuacji, odwołuj się do wartości i zasad firmy, mam nadzieję, że takowe posiadacie. 🤞
Sposobów na to, żeby spotkania były efektywniejsze jest prawdopodobnie tyle samo, co powodów ich nieefektywności. Mam nadzieję, że prework będzie dla Ciebie tak samo pomocny, jak okazał się dla mnie na przestrzeni ostatnich kilku tygodniu.
A Ty, co robisz żeby Twoje spotkania były bardziej produktywne? ⏱
