Trzy problemy mojej (i Twojej) produktywności w 2020 roku
Nowy rok. Nowy ja (i nowy/a Ty). Nieuchronna pułapka myślenia, w którą wpadamy na przełomie mijających i nadchodzących 365 dni zbliża się WIELKIMI KROKAMI. Wydaje nam się (porzuć nadzieję, że opisuję tylko moje problemy, siedzimy w tym oboje po uszy), że wraz z nowym rozdaniem coś będziemy w stanie zmienić i pracować wydajniej, lepiej realizować postanowienia i wreszcie rozprawić się z problemami produktywności, które dotykały nas w 2019, 2018, 2017… Mam jednak wrażenie, że jest dla nas nadzieja. Wystarczy, że zadbamy o poniższe trzy elementy.
Zbyt duży szum informacyjny
Żyjemy w czasach instant. Wszystko ma być na już z prędkością światła (stąd instant, jak chińska zupka). To powoduje, że nastawiamy się na nieustanny odbiór informacji z środowiska zewnętrznego, którym są dzisiaj w dużej mierze media społecznościowe (FB czy YouTube).
Przebywanie w dzisiejszym świecie to nieustanna gonitwa za powiadomieniami, pośród których wiele z nich nie dotyczy nas bezpośrednio. Bo co z tego, że ktoś polubił nasz komentarz lub dostajemy informację o wydarzeniach, którymi są zainteresowani nasi znajomi. Jaki to ma wpływ na nasze życie, ponad to, że wstrzykuje nam odrobinę dopaminy do mózgu za każdym razem, gdy świeci się ikonka notyfikacji? A jeśli chodzi o naszą produktywność, to tego typu mechanizmy są…dewastujące.
Według różnych badań, za każdym razem gdy coś odrywa nas od bieżącego zadania, powrót mentalny do tej czynności zajmuje nawet do kilku minut. W przypadku, gdy co chwila coś nas wytrąca, to efektywność pracy człowieka, który ciągle musi spalać dodatkowe paliwo na “powrót” do zadania, wydaje się być szczególnie karkołomna.
Nawet teraz, gdy piszę ten artykuł, ktoś zaczepia mnie przez Messengera, co sprawia, że co chwila wytrącam się z pisarskiego flow. Np. żeby odpowiedzieć, albo co gorsza…sprawdzić, czy mój “przypadkowy” rozmówca odczytał wiadomość lub zaczął na nią odpisywać. Jeśli tak NIE MASZ, to wiedz, że jesteś wyjątkiem (i trochę Ci zazdroszczę :)). Nie mniej…co robić w takiej sytuacji, kiedy ciągle jesteśmy “spamowani” powiadomieniami i pilnymi (ale niekoniecznie ważnymi konwersacjami w mediach społecznościowych)?
Zablokuj je. Tak, dokładnie. Sam używam aplikacji SelfControl, którą włączam gdy chcę pracować najefektywniej (i z założenia moja praca nie wymaga korzystania z portali, które służą do bezproduktywnego spędzania czasu).
SC pozwala określić czas, w którym wybrane przez użytkownika witryny, będą blokowane za pomocą aplikacji. Jeśli stwierdzisz, że ustawiłeś blokadę na jakieś www na zbyt długi czas, to zawsze możesz wyłączyć SelfControl, ale proces jest na tyle upierdliwy (wiąże się z restartem komputera i/lub wpisaniem hasła), że dwa razy zastanowisz się nad tym, na jak długo chcesz odebrać sobie dostęp do swoich ulubionych czasopożeraczy. Polecam!
Niezarządzanie priorytetami
Wszystko jest pilne, bo instant, i ważne. Przez co nie wiadomo, za co mam się wziąć i ciągle mam wrażenie przeładowania obowiązkami, chociaż…nie widzę żadnych realnych efektów moich działań. Miewasz podobnie? Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wynika to z tego, że nie zarządzasz swoimi priorytetami. Istnieje jednak sposób żeby sobie z tym poradzić. Zacznijmy zarządzać…priorytetami.
To, wbrew wszystkiemu, bardzo proste. Czas jest ograniczony. Nasze możliwości również. Dlatego wybierzmy te priorytety, które są rzeczywiście istotne, a nie tylko wydają się takimi być. Jak to (skutecznie) zrobić? Zredukujmy ich liczbę do trzech. To wartość, która pozwoli nam w danym dniu zrobić coś, co będziemy w stanie zmierzyć (i/lub zobaczyć), a dzięki temu zmotywować się do działania. Clou polega na porzuceniu pewnego mindsetu, który nakazuje nam robić dużo i cały czas. Zacznijmy robić mało, ale konkretnie. Tak, żeby na koniec dnia usiąść w fotelu, odetchnąć i powiedzieć sobie samemu – dowiozłem coś. Nareszcie.
Warto zacząć od małych rzeczy. Ostatnimi czasy borykałem się z dużą blokadą twórczą (mam kanał na YouTube, który miesięcznie ściąga do siebie +30 subskrybentów, chociaż od półtora roku nic tam nie nagrałem…sic!). Żeby obejść ten problem zacząłem od zdecydowania, czy w ogóle kanał na tamtej platformie jest wśród moich (ograniczonych liczebnie priorytetów). Jest. Więc zacząłem od małych rzeczy, zanim porwałem się za nagrywanie kolejnych materiałów. Zacząłem planować, organizować, a nawet…wydzieliłem (bardzo świadomie) część czasu na…myślenie na temat tego, o czym chciałbym tworzyć kolejne odcinki. Bez poczucia straty czasu, a z satysfakcją, że zaplanowałem dalszy rozwój tego kanału komunikacyjnego.
Małe kroki na początku. A potem coraz większe, ale nadal – w ograniczaniu liczebności priorytetów. Kiedyś potrafiłem czytać na raz 3-4 książki. W związku z tym trwało to zbyt długo, żeby je kończyć, więc porzucałem lekturę. Zszedłem do czytania 1-2 na raz i złotej zasady: “nie zaczynaj kolejnej dopóki nie skończysz przynajmniej jednej z obecnie czytanych.” Ograniczenia są dobre, nawet jeśli na początku czuje się dyskomfort, że nie można pozwolić sobie na swobodę kreowania czy działania. Tuneluj. Ograniczaj. Realizuj. Proste.
Wiem, że wcale to nie jest proste (śmieje się do siebie…i z siebie), ale to jedyna słuszna droga. Przestań zaczynać. Zacznij kończyć.
Brak systemu organizacji własnej pracy
Problemy z produktywnością są tak powszechne, że niektórzy potrafią nawet na tym zarabiać. Tworzą różnego rodzaju kursy efektywności pracy, w trakcie których przekonują innych, że ich sposób pozwoli realizować, nawet najbardziej ambitne, cele. Uważaj, bo za tymi drzwiami kryje się pułapka. Sam też przekonuję Cię do tego, że wystarczy zrobić to i tamto, a Twoje problemy (niektóre z nich) rozwiążą się.
Może tak, może nie.
Pamiętaj, że to co działa u jednych, niekoniecznie sprawdzi się u Ciebie. Nieważne, jak ktoś będzie starał się przekonać do swoich racji. Ludzie mają inaczej pod wieloma względami, a jednym z nich jest np. to jak pracują, w jakich zadaniach są najbardziej skuteczni i co przychodzi im łatwo, a co trudno.
Możemy (Ty i ja) w tej sytuacji zrobić dwie rzeczy. Po pierwsze, próbować różnych metod i sprawdzać, co się u nas sprawdzi. Empirycznie, czyli w działaniu. Nie zaś w teorii, opierając się na wynikach innych osób. Po drugie, tworząc własny system pracy skrojony na miarę pod nas. Mamy szeroki wachlarz różnego rodzaju narzędzi, które mogą pomóc w codziennej produktywności i realizacji zadań. Od kartki i długopisu, którymi będziemy zapisywać nasze zadania, po aplikacje internetowe/mobilne, które pozwolą nam pamiętać, śledzić i realizować nasze cele.
Jedno, co musisz wiedzieć na temat tego, jak zaprojektować swój własny system organizacji pracy. On musi się zmieniać. Pierwsza jego wersja, jeśli dopiero zaczynasz, będzie mało wydajna. Początki takie są. Kolejne będą coraz lepsze, ale nie łudź się, że kiedykolwiek powstanie Ci coś…optymalnego. Nie da się, ale należy do tego dążyć.
O moim systemie możesz dowiedzieć się ze wspomnianego kanału na YouTube. Głównie opiera się na narzędziach internetowych. Unikam “papierowych” rozwiązań, chociaż zgadzam się w 100% z tym, że “papier bliższy mózgowi”. Nie mniej, jest mniej poręczny (dla mnie – niekoniecznie dla Ciebie). Podstawą mojej produktywności jest aplikacja Todoist. Zapisuję w niej WSZYSTKIE ZADANIA, jakie mam do wykonania. Nawet specjalnie nie zastanawiam się, czy powinienem je zapisać czy też nie. Po prostu, zapisuję. Każdego dnia robię potem przegląd tych zadań i jeśli natrafiam na jakieś, które zapisałem x dni temu i podejmuję decyzję, że tego nie robię (teraz lub w ogóle) to aplikacja pozwala mi tym w bardzo łatwy sposób zarządzić.
To tylko przykład. Jeden z wielu. Innymi będę się z Tobą dzielić w przyszłości.
A tutaj możesz znaleźć wspomniany kanał YT.
Ten tekst nie jest…idealny
W ramach samodoskonalenia i pracowania nad dyscypliną, postanowiłem poświęcić na napisanie tego tekstu nie więcej niż 60 min. Finalnie, praca nad artykułem zajęła mi ponad 70 minut pisania, zastanawiania się nad koncepcją, ewentualnymi grafikami. Wybacz, że miejscami jest siermężnie, takich tekstów zamierzam popełnić w przyszłości więcej (w ramach treningu), więc zakładam, że mój warsztat będzie lepszy. Dzięki za poświęcony czas i mam nadzieję, że któryś z powyższych punktów, a może wszystkie trzy, okazał się dla Ciebie pomocny! 🙂
Liczba słów: 1233
Maciek
