Badanie „The State Of Business Communication”objęło 251 liderów biznesu i 1 001 pracowników umysłowych w USA.

Wnioski z badania

• Podstawowe wnioski to:
  • Pracownicy umysłowi spędzają połowę swojego tygodnia pracy na komunikowanie się (głównie w formie pisanej)
  • 93% liderów uważa, że komunikacja jest “wąskim gardłem”, czyt. kluczowym problemem w biznesowych warunkach
  • 96% liderów zgadza się z tym, że efektywna komunikacja jest kluczowa, żeby realizować cele i budować ”wspaniałe” (jest normalnie, pracujemy ze sobą komfortowo) zespoły
• Nieefektywna komunikacja rzuca nam pod nogi następujące przeszkody:
  • Liderzy szacują, że ich zespoły tracą tygodniowo 7,5 h na nieefektywną komunikację (np. spotkania bez dalszych kroków i działań)
  • 72% liderów przyznało, że ich zespoły borykały się z nieefektywną komunikacją
  • 1 na 5 liderów zauważa, że słaba komunikacja powoduje straty finansowe
  • 87% liderów zgadza się, że słaba komunikacja negatywnie wpływa na efektywność, komfort współpracy i zaangażowanie zespołów
  • 86% pracowników umysłowych przyznało, że nieefektywna komunikacja negatywnie wpływa na ich pracę
• Jednocześnie raport podkreśla błędne założenia, które towarzyszą nam na co dzień, tj.:
  • Zakładamy, że komunikacja międzyludzka sama zadzieje się (nie wydarzy się to w efektywny sposób, jeśli nie będziemy świadomi zagrożeń)
  • Zakładamy, że komunikacja międzyludzka funkcjonuje – często słabo w sposób generujący trudności
  • Zakładamy, że nie ma połączenia między komunikacją a wzrostem kosztów i negatywnych efektów wpływających na biznes
  • Dodatkowo:
    • Zakładamy, że wystarczy zakomunikować coś raz – 7 different ways, 7 different times
    • Zakładamy, że ludzie nie chcą wiedzieć – chcą, tylko kwestia jest jeszcze taka, co potrzebują wiedzieć i jak to pogodzić z celami firmy

Hybrydowy model pracy – jak wpływa na komunikację

Największa zmiana, jaka dotknęła wiele organizacji na przestrzeni ostatnich dwóch lat, to gwałtowne przejście na zdalny lub hybrydowy model współpracy. Tranzycja ta miała następujący wpływ na to, jak pracujemy, na trzech poziomach:

• Zadań – dużo większy nacisk na używanie cyfrowych narzędzi do współpracy i ogromny wybór tychże
• Miejsca pracy – zespoły komunikują się ze sobą cyfrowo, dużo mniejszy udział komunikacji bezpośredniej
• Ludzi – ludzie są rozproszeni po całym kraju i/lub świecie

To wszystko sprawia, że tracimy wspólny kontekst wielu działań i żeby go spróbować utrzymać… musimy więcej wysiłku i skupienia poświęcić na komunikację. I bez wątpienia wszyscy, tj. liderzy (82%) i pracownicy umysłowi (59%), obawiają się efektywności komunikacji międzyludzkiej w modelu hybrydowym/zdalnym w nadchodzącej przyszłości.

Dla wielu osób (aż 57%) komunikacja w formie pisanej stanowi większość czasu, jaki poświęcają na pracę w ciągu dnia. I to właśnie komunikacja (dla 86% pracowników umysłowych) często stanowi bloker przed pójściem dalej z jakimś zadaniem, np. czekamy na czyjąś odpowiedź nie wiedząc, że ta osoba właśnie wyprowadza psa na spacer.

Sam spacer jest jak najbardziej OK, niewiedza o tym jest nie ok.

88% liderów (i 63% pracowników umysłowych) chciałoby, żeby ich organizacje miały lepsze narzędzia do komunikacji niż te, z których obecnie korzystają. Jest to bardzo kluczowy aspekt, bo jeśli mamy skutecznie się ze sobą porozumiewać, to nie możemy sobie pozwolić na blokery po stronie programów, które mają nam w tym pomagać. Lub że będą nas irytować. Korzystanie z narzędzi, które wkur… sprawi, że będziemy ich unikać i tym samy, nie będziemy się ze sobą komunikować.

Cztery konsekwencje słabej komunikacji

1. Tracimy czas i pieniądze.
   1. 75% liderów uważa, że ich organizacje bagatelizują kwestie słabej komunikacji – np. w ogóle się nad nią nie zastanawiając
   2. ponad 90% wszystkich osób uważa, że słaba komunikacja negatywnie wpływa na wzrost organizacji
2. Spada zaangażowanie i produktywność.
   1. Słaba komunikacja będzie wpływać na rotację → Skuteczny CEO, Radek Drzewiecki
   2. 9 na 10 liderów przyznaje, że komunikacja wpływa na morale ludzi, produktywność i zaangażowanie
   3. 19% z 40h tygodnia poświęcamy na nieefektywną komunikację → to może (i bez wątpienia) irytować
   4. 87% liderów przyznaje, że bez skutecznej komunikacji zespoły nie będą osiągać swoich celów → to co z tym robicie?
3. Wpływ na satysfakcję klienta.
   1. Połowa liderów postrzega retencję (utrzymanie) klientów jako priorytet na 2022
   2. 39% liderów nie dotrzymało deadlinów przez słabą komunikację (remote work – trudniej jest egzekwować zadania, musimy nauczyć się lepiej planować i zarządzać zadaniami)
   3. 25% liderów postrzega słabą komunikację jako czynnik obniżający poziom satysfakcji klientów
4. Wzrasta poziom stresu, wypalenia i rotacji pracowników.
   1. 57% liderów identyfikuję utrzymanie/wzrost satysfakcji u swoich ludzi jako priorytet na 2022
   2. Pracownicy umysłowi łączą słabą komunikację z wpływem na wzrastający poziom stresu (osobne konteksty, problemy techniczne)
   3. 89% liderów i 86% pracowników umysłowych postrzega komunikację jako najbardziej niedocenianą umiejętność (a jakże potrzebną)

W nadchodzących odcinkach → jak wspierać komunikację w organizacjach

Co firma, to inne problemy z nieefektywną komunikacją. To od czego ja zacząłbym analizowanie tego aspektu współpracy pomiędzy ludźmi i funkcjonowania organizacji, to identyfikacja najbardziej palących problemów i możliwie szybkie rozwiązanie tych, które da się względnie łatwo rozwiązać, a jednocześnie osiągniemy znaczący efekt.

Np. jeśli ludzie narzekają na brak informacji o tym, co dzieje się w firmie → wdróżmy newsletter lub inną formę komunikowania o najważniejszych wydarzeniach i zmianach, np. wewnętrzny kanał video, jeśli mamy środki i energię.

Np. jeśli ludzie mają trudność w używaniu narzędzi do ich codziennej pracy, delegujmy więcej zadań przez nagrywanie swojego pulpitu.

Np. jeśli używamy więcej niż jednego narzędzia do komunikacji wewnętrznej…czym prędzej zredukujmy liczbę narzędzi. Mnie zdarza się, że nie odpisuję na maile ludziom, bo…rzadko sprawdzam skrzynkę mailową (komunikuję się przez Slacka, bo w firmie to główna forma komunikacji, ale czasami przyzwyczajenia biorą górę – mail).

Ważne jest też określenie, które z błędnych założeń towarzyszą nam na co dzień, czy to:

1. Założenie, że komunikacja sama się zadzieje.
2. Założenie, że komunikacja funkcjonuje.
3. Założenie, że komunikacja nie ma wpływu na koszty.
4. Założenie, że ludzie nie chcą wiedzieć.
5. Założenie, że wystarczy zakomunikować coś jeden raz i po sprawie.

Komunikacja jest najtrudniejszą rzeczą we Wszechświecie, dlatego ciągła jej optymalizacja jest niczym bieg przez niekończący się labirynt, szczególnie że to w jaki sposób wymieniamy się informacjami i porozumiewamy ze sobą, cały czas ewoluuje. Zatem podążajmy za tą ewolucją.