Tym razem wezmę na tapet następujące pytanie-wyzwanie:

⏰ Godzina startu

Zacznijmy od pierwszej kwestii. Ponieważ spotkania online (paradoksalnie!) są dużo bardziej męczące, to im później zaczniemy je w ciągu dnia, tym silniej odczujemy negatywne ich skutki. Online’y mocno przeładowują nasze mózgi, szczególnie jeśli pomiędzy poprzedzającymi sesjami w wirtualu nie ma przerw. Poziom stresu może wzrastać. Wydajność i zasoby umysłowe, niezbędne do uczenia się, takie jak uwaga i koncentracja, zaangażowanie, otwartość umysłu – zaczną drastycznie spadać. Zarówno po stronie trenera online, jak i uczestników. A nieodłącznym towarzyszem, nagromadzonych w ciągu dnia spotkań online, będzie wszechogarniający stres.

Na ilustracji poniżej przedstawiono korelację poziomu stresu oraz brakiem przerw między spotkaniami online. Ten wykres jest bardzo wymowny i powinien wryć się w świadomość wszystkich, którzy pracują zdalnie/hybrydowo. I jednocześnie pokazuje, że szkolenie online nie powinno 1:1 odzwierciedlać czasu trwania swojego odpowiednika w wersji offline.

Nikomu nie trzeba tłumaczyć, kiedy człowiek jest w stanie efektywnie przyswajać wiedzę i procesować informacje. Dlatego planując szkolenie online należy zadbać albo o jego właściwą porę, albo o redukcję spotkań poprzedzających je. Przerwy od pracy, w ciągu dnia, stają się jedną z najważniejszych potrzeb, którym powinniśmy wyjść na przeciw.

Kluczem do sukcesu będzie też właściwe zaprojektowanie samego spotkania. Z zaplanowanymi przerwami, różnymi aktywnościami i świadomością tego, jak bardzo drenująca jest ta aktywność. Wydaje się, że w przypadku szkoleń stacjonarnych dużo łatwiej było zarządzać sobą w czasie i energią w trakcie warsztatu. W tej wersji mamy przede wszystkim ludzi na sali szkoleniowej, którym dużo łatwiej oderwać się od pracy i skupić na samym warsztacie. W online’ach istnieje ogromna pokusa tego, że by w trakcie wirtualnej sesji szkoleniowej odpowiadać na maile lub realizować inne palące zadania. Jest to droga, która prowadzi do skrajnego wyczerpania i wzrostu poziomu stresu w naszym organizmie. Możemy nawet nie mieć świadomości tego, jak bardzo jest to dla nas obciążające. A zarazem niebezpieczne.

Podsumowując: tak samo jak w przypadku szkoleń stacjonarnych, starajmy się traktować ich odpwiedniki online tak samo. Szczególnie z punktu widzenia planowania spotkań — nie miejmy ich zbyt wiele przed samym szkoleniem, a jeśli już muszą się odbyć — zadbajmy o nasz komfort i przerwy zarazem.

🏁 Trudności na starcie szkolenia online

Rozpoczęcie samego szkolenia online to jeden z najtrudniejszych etapów, jakie ma do pokonania trener. Próba przewidzenia tego, ile zajmie ogarnięcie kwestii organizacyjnych jest karkołomna. Gdy mamy do czynienia z problemami technicznymi po stronie uczestników, czyli użytkowników aplikacji, których używamy w trakcie wirtualnej sesji, to wszystko może się zdarzyć. Mnie średnio udaje się wystartować z programem warsztatu w ciągu 15 minut od regulaminowej pory. Słyszałem jednak wiele historii o tym, jak niektórym zajmowało to do 2h 👉 powodem tak drastycznego opóźnienia były piętrzące się problemy techniczne.

Jeśli prowadzimy szkolenie korzystając z uprzejmości klienta (i jego narzędzi) – prawdopodobnie unikniemy wielu trudności. W sytuacji, gdy my jesteśmy dostawcą rozwiązania IT do komunikacji (np. ZOOM, Google Meet, Teams), mogą dziać się różne rzeczy.

Najbardziej stresujący i destabilizujący moment wydarza się wtedy, gdy któryś z uczestników nie może się połączyć (z nieznanych nam przyczyn) z wideokomunikatorem lub wirtualna tablica nie chce się załadować. I gdy dotyczy to jednej osoby, a u innych wszystko jest w porządku, w trenerem online wstrząsa zimny dreszcz, który szybko sprawia że robi się gorąco. Umiejętność radzenia sobie (ze sobą!) w takich sytuacjach jest niezbędna, jeśli chcemy cokolwiek robić w internecie.

Technologia pozwala nam prowadzić szkolenia online i sprawiać, że potrafią być wartościowym doświadczeniem edukacyjnym. Jednocześnie jest jednym z największych blokerów. Najczęstsze trudności organizacyjne, na jakie możemy natrafić podczas startu tego typu spotkań to:

• Wewnętrzne ograniczenia oprogramowania (np. wynikające z kwestii bezpieczeństwa) po stronie klienta. Bardzo dużo zależy od tego, kto jest zleceniodawcą naszych procesów. Średnie i niewielkie firmy będą mieć tych trudności znacznie mniej, bo prawdopodobnie dostosują się do naszych procesów i narzędzi, które używamy. Duzi klienci, korporacje – tutaj może być bardzo różnie, szczególnie jeśli firma, dla której prowadzimy szkolenie online, posiada wdrożone mechanizmy bezpieczeństwa, które mają gwarantować zabezpieczenie infrastruktury lub know-how organizacji. W takim przypadku pracownicy klienta mogą łączyć się z nami ze służbowych laptopów, które przez programy typu VPN nie podłączają się do internetu w taki sam sposób jak nasze urządzenie. Dodatkowo mogą dochodzić zabezpieczenia w postaci programów antywirusowych, firewalli i wielu innych. To wszystko będzie powodować, że to co u nas zawsze działało bez problemu, po stronie klienta może „wykrzaczać się” już przy pierwszej próbie logowania. Jest to bardzo duża niedogodność, na którą trener online często nie będzie mieć wpływu — jedyne co można zrobić w takiej sytuacji to mieć np. plan B. Podzielę się nimi w nadchodzącej przyszłości.

• Problemy techniczne po stronie uczestników szkolenia. Istnieje taka grupa trudności po stronie uczestników szkoleń, która nie ma nic wspólnego z infrastrukturą IT zleceniodawcy. Ludzie pracując z poziomu home office nieustannie zmagają się z przepustowością domowego internetu. Może któryś z domowników też ma wideokonferencję lub wykorzystuje jakieś aplikacje obciążające łącze internetowe — kto wie?! W takich momentach trener online musi iść na ustępstwa i zostaje zmuszony pracować cały czas z wyłączonym video. W końcu w online’ach audio (to jak nas słychać, i czy w ogóle) jest kluczową kwestią. Dla facylitatora będzie trudniej. Uczestnikom może być (pozornie) łatwiej. Inną kwestią jest brak znajomości przez uczestników programów, z których korzystamy na warsztacie. Notorycznie zdarza się, że kogoś nie widać lub nie słychać, bo nie skonfigurował prawidłowo ustawień. Rekomenduję w takich sytuacjach szybko zdzwaniać się z tymi, którzy odczuwają trudności techniczne lub mieć wyposażyć uczestników w instrukcje obsługi wykorzystywanej aplikacji.

• Weryfikacja linków prowadzących do spotkania. W komunikacji wewnętrznej (gdy np. dział HR zaprasza mailowo na szkolenie online) może okazać się, że podano niewłaściwy adres url. Trudności może też dostarczyć niewłaściwa konfiguracja programu po stronie facylitatora, np. ustanowienie hasła lub innego zabezpieczenia, które wpłynie na proces dołączania uczestników do szkolenia online. To są trywialne rzeczy, które będą wynikać z ludzkiej natury, która w swoim „DNA” ma wrodzoną umiejętność do popełniania pomyłek. Żeby minimalizować tego rodzaju sytuacje, warto „być” na szkoleniu online 30 min wcześniej i dać możliwość zalogowania się do pokoju, tylko w celu weryfikacji, że wszystko jest w porządku pod kątem technicznym. Jest to też dobry przyczynek do budowania relacji z uczestnikami. Oczywiście doświadczenie jest zupełnie inne niż w przypadku szkoleń stacjonarnych, ale cel jest ten sam – sprawdzić czy wszystko jest w porządku i ludzie wiedzą, gdzie mają się udać, żeby dostać się na warsztat.

• Sprawdzanie listy uczestników. To bardzo prozaiczna kwestia, ale jeśli mamy na „sali” więcej niż 10 osób, to szybkie stwierdzenie kto jest, a kogo nie ma, może zająć część pamięci operacyjnej trenera (uwagi). Tutaj możemy posiłkować się np. wirtualną tablicą, na której każdy może zaznaczyć swoją obecność w taki sposób, żeby osoba prowadząca spotkanie wiedziała kto jest, a kogo nie ma. Równie dobrze można zastosować dowolny system weryfikujący, będzie nim też wydrukowana lista uczestników i odhaczanie obecnych. W online’ach może to być wyzwaniem, gdy ludzie pojawiają się na liście, a jednocześnie trener musi pomagać rozwiązywać problemy techniczne. Nie jest to komfortowa sytuacja.

• Spóźniający się uczestnicy. Z nieznanych mi powodów, mamy dużo większą łatwość w nieprzychodzeniu na czas na spotkanie online. Jeśli nasza sesja jest jedną z wielu w ciągu dnia, powodem być może jest przeładowanie kalendarza innymi wydarzeniami (lub nachodzeniem się ich nawzajem – jest to bolączka wielu organizacji, tj. złe planowanie spotkań online, jedno po drugim).

Te i inne sytuacje będą wpływać na nasz komfort, jako osób prowadzących szkolenie, oraz na sam przebieg spotkania i scenariusz, który przygotowaliśmy wcześniej. A w związku z tym. że prowadząc warsztat zawsze jest za mało czasu na wszystko, co przygotowaliśmy – warto zacząć proces jeszcze przed pojawieniem się ludzi na spotkaniu online. Dzięki właściwemu przygotowaniu się zaoszczędzimy czas i energię, które potem zainwestujemy w doświadczenie edukacyjne uczestników naszego szkolenia online.

🚀 (asynchroniczny) Początek szkolenia online

Wszystko, co poniżej przeczytasz traktuj tylko jako moja rekomendacja. Mnie te sposoby pomagają. Tobie nie muszą, ale jeśli uznasz, że może być to dla Ciebie rozwiązanie niektórych z trudności, na jakie napotykasz w swoich działaniach online – wypróbuj to podejście.

Przede wszystkim chcę podkreślić jedną kwestię – zazwyczaj szkolenia online są krótsze, niż te stacjonarne. Jeden dzień warsztatu to cztery, maksymalnie 5 godzin na „sali online”. Wiem, że niektórzy trenerzy są zwolennikami 8 godzinnych warsztatów, ale…ten temat z chęcią omówię innym razem.

Puentując: na szkoleniach online mamy mało czasu, a zazwyczaj dużo do przekazania.

Dlatego warto jak najwięcej ustaleń przeprowadzić w sposób asynchroniczny z uczestnikami, czyli zanim spotkamy się na na samym szkoleniu online.

W moim przypadku sprawdza się ustalenie z grupą wszystkich kwestii dotyczących:

✅ celów i korzyści ze współpracy

✅ oczekiwań

✅ zasad współpracy (np. jak podchodzimy do kamerek)

✅ agendy

✅ (wstępnego) kontraktu

✅ przedstawienia mojej osoby

✅ wstępu/instrukcji obsługi narzędzi, z których będziemy korzystać

✅ zadania wdrożeniowego (pre-work)

Wszystkie powyższe kwestie ustalam z uczestnikami za pomocą wiadomości e-mail lub przygotowując dedykowany materiał wideo. W tego typu komunikacji ważne jest:

• podkreślenie tego, że nic co ustalamy asynchronicznie przed szkoleniem nie jest wyryte w kamieniu i możemy to zmienić przed startem współpracy (kontrakt powinien być najbardziej otwartą kwestią, na wypadek gdyby uczestnicy mieli konkretne potrzeby względem warsztatu i chcieli je zaadresować);
• przygotowanie wszystkich treści w sposób możliwie esencjonalny (lepiej nie przytłoczyć uczestników szkolenia ilością informacji);
• dostarczenie materiałów przed szkoleniem odpowiednio wcześnie i zadbanie o to, żeby uczestnicy zapoznali się z nimi (najtrudniejszy element, ponieważ jest najmniej zależny od nas samych — przydaje się mieć po stronie klienta zwinne osoby, które pilotują proces i dopilnują, żeby wiadomość dotarła do wszystkich odpowiednio wcześnie);
• sprawdzenie na początku szkolenia, że wszystko co zostało zakomunikowane wcześniej jest dla jasne i zrozumiałe.

Oczywiście będzie tak, że niektórzy uczestnicy nie zapoznają się przed szkoleniem z przesłanymi materiałami. Niemniej, wg mnie warto w ten sposób podejść do organizacji spotkania, bo dotyczyć to będzie mniejszości i szczególnie kwestie techniczne, poświęcone obsłudze np. wirtualnej tablicy czy wideo-komunikatora, dla znacznej większości będą już znane i zrozumiałe.

Dodatkowo, jeśli wcześniej prześlesz instrukcję obsługi programów, na których będziecie pracować, zmniejszysz prawdopodobieństwo wystąpienia trudności technicznych. Zakładając, że Twoja instrukcja będzie postrzegana jako pomocny i praktyczny materiał. Z mojego doświadczenia zdradzę tylko, że uczestnicy szkoleń online lubią czytać instrukcje i korzystają z nich.

Korzyścią nadrzędną jest zaoszczędzenie czasu. Wydaje się, że w online jest jego więcej, bo np. nie ma przemieszczenia się po sali szkoleniowej, rozdawania handoutów, kolejek do ekspresu z kawą. Nic bardziej mylnego.

Poniżej opiszę niektóre z ww. ☝🏻 punktów bardziej szczegółowo, żeby nadać im większy kontekst.

🤜🏻 🤛🏼 Kontrakt i zasady

Kontrakt i zasady w moim rozumieniu powinny dotyczyć dwóch zagadnień:

1. Tego, jak pracujemy w trakcie warsztatu – np. mamy włączone kamerki, używamy konkretnych narzędzi, co powinniśmy przygotować przed sesją szkoleniową.
2. Jakie postawy i zachowania są oczekiwane i mają pomóc w pełnym zrozumieniu materii, nad którą będziemy pracować, oraz po czym poznamy, że to osiągnęliśmy.

Podstawowe zasady, których używam, to:

• zasada zaangażowania (50% sukcesu jest po stronie trenera, 50% po stronie uczestników)
• partnerska relacja (poznamy ją po tym, jak wprost będziemy mówić sobie co jest nie ok, i co jest ok w trakcie szkolenia online)
• nic nie jest oczywiste (otwartość do zadawania pytań i kwestionowania, dociekania)

Istotnym dla mnie zawsze jest pozostawienie przestrzeni dla uczestników szkolenia online do rozszerzania tej listy o zasady/potrzeby, których nie uwzględniłem, a z punktu widzenia grupy/zespołu są kluczowe.

Dlatego zawsze zostawiam otwartą drogę do zgłaszania swoich propozycji, oczywiście w sposób asynchroniczny, tj. przed samym spotkaniem online.

🍿🎥 Materiał wideo

To jest taki element, który mnie pomaga budować relację z grupą uczestników szkolenia, jeszcze zanim spotkamy się na sali szkoleniowej-online. Zdarza mi się nagrywać dedykowane (3-5 min) wideo w kontekście konkretnego procesu szkoleniowego lub wysyłać przed wydarzeniem materiał z mojego kanału YT, który nawiązuje do omawianych kwestii.

Oczywistym jest, że nie każdy trener online musi dobrze czuć się przed kamerą i mieć czas na produkcję takich treści przed-szkoleniowych. Nie mniej, wartość płynąca z nich jest może mieć wymierną wartość, szczególnie jeśli chcemy w takim materiale np.

✅ przedstawić siebie, jako trenera

✅ przedstawić sposób pracy i korzyści, jakie mogą uczestnicy wynieść ze spotkania

✅ pokazać narzędzia, z których będziemy korzystać w trakcie spotkania

⚙️ Instrukcja do narzędzi

Prowadząc szkolenia online jesteśmy uzależnieni od narzędzi online. Będziemy używać przynajmniej jednej aplikacji do wideokonferencji, która umożliwi nam widzenie i słyszenie się nawzajem. I prawdopodobnie, posłużymy się programami, które wykorzystamy jako wirtualny stół.

Niezależnie od tego, czym będziemy się posługiwać – jako trenerzy online powinniśmy możliwie dobrze znać te aplikacje i wiedzieć jak funkcjonują. A nic nie nauczy nas skuteczniej, niż używanie ich w praktyce. Ważne, według mnie, jest napisanie własnoręcznie instrukcji, w której uwzględnimy najistotniejsze aspekty z perspektywy użytkownika-uczestnika szkolenia online.

Taka instrukcja będzie też solidnym wsparciem w tych momentach, w których obsługa danej aplikacji będzie przysparzać trudności – trener odwołując się do niej będzie mieć łatwiejszą i skuteczniejszą ścieżkę prowadzącą do rozwiązania problemu.

Zdecydowanie rekomenduję napisanie takich instrukcji w myśl jednej z najważniejszych zasad, o których powinniśmy pamiętać w kontekście szkoleń online.

W IT nie ma rzeczy oczywistych.

I nawet, to co dla nas jest łatwe, proste … i oczywiste, to dla uczestników naszych szkoleń online wiele (względnie prostych aspektów obsługi aplikacji online) może być trudnością nie do przejścia. Jednym z obowiązków trenera online jest budowanie poczucia, że „leci z nami kapitan tego statku” (jest osoba na sali, która potrafi nie tylko przeprowadzić interwencję trenerską, ale też wesprzeć w aspekcie technicznym).

Napisanie instrukcji obsługi przygotuje nas do tego.

Poniżej znajdziesz dwie moje instrukcje, które dotyczą logowania się i podstawowej obsługi narzędzi, które ja najczęściej wykorzystuję podczas szkoleń online. Obie napisane zostały w narzędziu Notion. Pozwala mi w prosty sposób je aktualizować o nowe treści, a uczestnicy otrzymując link do dokumentu, mają zawsze dostęp do najbardziej aktualnej wersji.

Oczywiście możesz posłużyć się innymi rozwiązaniami chmurowymi, jaki Dokumenty Google, Evernote czy Onenote. Cokolwiek, co pozwoli Ci wyeksportować bezpieczny (pod kątem infrastruktury IT) link do instrukcji.

Poniżej znajdzie niektóre z moich instrukcji. Jeśli chcesz — śmiało zainspiruj się tymi dokumnetami:

• ZOOM
• MIRO

🏗️ Zadanie wdrożeniowe (pre-work)

Zadanie wdrożeniowe (pre-work) to ten element szkolenia online, który może nam pomóc zrealizować dwa cele:

🎯 wprowadzić uczestników szkolenia w tematykę, którą będziemy się zajmować, jeszcze przed samym szkoleniem;

🎯 oswoić uczestników szkolenia online z aplikacjami, których będziemy używać.

Zdecydowanie warto pochylić się nad tym elementem. Jednocześnie powinniśmy zaadresować pre-work przed warsztatem. Ważne jest takie przygotowanie struktury tego zadania, żeby nie było ono zbyt skomplikowane czy czasochłonne. W końcu nie chcemy zniechęcić ludzi, tylko ich przekonać do tego, że używanie wirtualnej tablicy (innego narzędzia) to coś względnie łatwego.

Takie zadanie może polegać na:

🏗️ napisaniu czegoś od siebie przez uczestnika szkolenia online;w

🏗️ przeniesieniu jakiegoś elementu na wirtualnej tablicy;

🏗️ załadowaniu jakiegoś obrazka, lub innego pliku.

Pre-work to temat rzeka – napiszę o nim więcej w nadchodzącej przyszłości

Słowem podsumowania

W moim odczuciu, jednym z najbardziej stresujących momentów szkoleń online jest sam początek spotkania. Zawsze zastanawiam się (martwię?!), czy podałem właściwy link, czy wszystko będzie działać, czy łączę internetowe uczestników udźwignie włączone kamerki, czy będę skazany na 4 godziny pracy z utrudnionym kontaktem z ludźmi?

Wszystkie te obawy staram się kompensować możliwie dobrym przygotowaniem przed szkoleniem online, do czego Was też zachęcam. Ta praca, którą wykona się w tym wymiarze, zwraca się w postaci większej ilości sytuacji, na które mamy wpływ podczas szkolenia online.